Aktivitetsbaserade kontor är en typ av kontor där du inte har en fast arbetsplats. Istället väljer du en plats som du tycker passar bäst för dagen. Åsikterna om huruvida det är bra eller dåligt med aktivitetsbaserat kontor är många och skilda. Här är två perspektiv som jag fått ta del av.

Holly: Inga mer dolda maktkamper!

Möt Holly. Hon har jobbat ett tag i de nyrenoverade lokalerna hos sitt företag och kontoret är sedan renoveringen aktivitetsbaserat. Till en början var hon skeptisk men har nu blivit stormförtjust i att jobba aktivitetsbaserat. Borta är alla dolda maktkamper om vem som har bäst utsikt och vem som har bredast skrivbord. Här lämnar alla sina tillhörigheter i skåp på morgonen och väljer arbetsplats baserat på vad man ska göra.

Igår skulle Holly tömma sin inkorg på mejl och läsa de senaste rapporterna. Därför valde hon den tysta zonen. Inte ett ljud störde henne på hela dagen. Kollegor som ville prata med varandra smög hänsynsfullt iväg till en ljudligare zon. Vilken effektivitet! Vilket fokus!

Ett annorlunda kontor.
På Googles kontor i Sydney kan anställda arbeta i små trädkojor. Foto: Google.

 

Idag hade hon en hel del jobb som behövde bollas med teamkollegor. Därför satte hon sig i en öppen yta där samtal är tillåtna. Hon spånade idéer som aldrig förr och hade flera spontana ”minimöten” på stående fot. Möten som dessutom var precis så långa som de behövde vara. Inte en sekund ödslades bort.

När chefen vill träffa alla medarbetarna i teamet kallar hon oftast till möten i öppna zoner. I början var det lite speciellt att ha möten utan möjlighet att stänga dörren. Men samtidigt blev det ett enormt fokus bland deltagarna.

Ni kan behålla era små krypin och fasta platser tänker Holly för sig själv. Jag kommer aldrig vilja jobba på något annat sätt än aktivitetsbaserat. Vem kan egentligen vilja det?

Som en bonus har Holly vid ett flertal tillfällen hamnat bredvid kollegor som hon knappt sett förut. Det har lett till nya kontakter och lärdomar om vad kollegorna jobbar med. Vilken enorm kompetens de har! Jurister och handläggare, chefer och administratörer, projektledare och ekonomer. Nu finns mycket bättre möjligheter att jobba tillsammans och hjälpa varandra! Till och med företagets ledning verkar nöjda då det här även sparar en hel del pengar för företaget.

Ni kan behålla era små krypin och fasta platser tänker Holly för sig själv. Jag kommer aldrig vilja jobba på något annat sätt än aktivitetsbaserat. Vem kan egentligen vilja det?

Ett kontorslandskap på 70-talet.
Såhär kunde ett kontorslandskap se ut på 70-talet. Kvinnorna på bilden arbetar med lönehantering. Foto: TAM-arkiv/Björn Myrman.

Nicole: Var är mina kollegor?

Möt Nicole. Hon har arbetat ett tag i de nyrenoverade lokalerna på sitt jobb. Arbetsplatsen är nu aktivitetsbaserad. Hon har oerhört svårt att koncentrera sig och saknar sitt gamla tjänsterum. Varje gång hon behöver arbeta ostört så finns det inga lediga mötesrum, och i kontorslandskapet är folk alltid i rörelse vilket stör hennes koncentration.

I sitt jobb behöver hon ofta bolla idéer med sina kollegor men oftast vet hon inte var de sitter. Det är inte alls samma sak att diskutera frågor på Skype. Alla försök att sitta bredvid kollegorna misslyckas för hon kommer oftast senare på morgonen och får nöja sig med platserna som finns över.

Dessutom får man inte prata i kontorslandskapet hur som helst. Det får man bara göra i tillåtna zoner som ”halvtyst zon” och ”livlig zon”. Varför inte inrätta en ”Twilight zone” när de ändå håller på?

Får två år sedan blev Nicole utbränd och var sjukskriven. Sedan dess är hon känslig för ljud och ljus och tål hon inte stress lika bra som förut. Det gick att hantera när hon kunde dra sig tillbaka till sitt eget rum. Nu ödslar hon dagligen tid på att springa runt och leta lediga rum för att avskärma sig.

Dessutom får man inte prata i kontorslandskapet hur som helst. Det får man bara göra i tillåtna zoner som ”halvtyst zon” och ”livlig zon”. Varför inte inrätta en ”Twilight zone” när de ändå håller på?

Men allt har inte varit negativt för Nicole. Hon tycker att det varit lite kul att ibland hamna bredvid en kollega hon inte känner så bra, eller som jobbar med andra saker. Men eftersom hon jobbar väldigt målmedvetet så finns det inte tid för småprat och hon blir lätt störd av andras samtal. Nicole har lyft detta med sin chef och får svaret att hon borde ge det lite mer tid och att se möjligheterna istället för att haka upp sig på småfel.

Ett personligt dekorerat skrivbord.
Med de aktivitetsbaserade kontorens intåg blir det personliga skrivbordet ett minne blott. Foto: Jolin Edbrand.

 

Till råga på allt så har arbetsgivaren infört strikta regler för vad man får ha på sitt skrivbord och basunerar ut budskap om ”clean desk” och ”clean wall”. Allt personligt har Nicole i ett litet skåp i kapprummet och fotot på familjen orkar hon inte bära med sig eftersom hon jobbar på en ny plats varje dag. Det var den mysfaktorn det!

Lika bra att byta jobb tänker Nicole för vem vill jobba aktivitetsbaserat? Bara man lyckas ringa runt och söka jobb utan att någon hör det här i trälhavet…

Ett perspektiv från en facklig rådgivare

Mitt namn är Magnus och jobbar som facklig rådgivare. Upplevelserna du läst är baserade på mina egna och andras erfarenheter av aktivitetsbaserade kontor. Personerna är påhittade, men berättelserna är i allra högsta grad verkliga.

Kvinna arbetar på ett löpband.
På Försäkringskassans aktivitetsbaserade kontor i Stockholm kan de anställda bland annat jobba på löpband. Foto: Fredrik Hjerling.

 

Det aktivitetsbaserade kontoret passar vissa människor mer än andra. Arbetsuppgifterna är också en viktig faktor som behöver vägas in. Åsikterna om aktivitetsbaserat arbetssätt går ofta kraftigt isär. Därför vill jag dela med av några punkter som kan vara värda att fundera över.

Åsikterna om aktivitetsbaserat arbetssätt går ofta kraftigt isär. Därför vill jag dela med av några punkter som kan vara värda att fundera över.

Arbetsgivaren sparar pengar på att ha aktivitetsbaserat kontor

Aktivitetsbaserade kontor är billigare. Det är sant men samtidigt verkar inte arbetsgivare vilja stå för att ekonomiska faktorer spelar en viktig roll. Man klär hellre detta i ord som ”det ligger i tiden”, ”det är modernt och framåtsträvande” och ”effektiviteten kommer att öka”.

Lyckas man inte kommunicera med sina medarbetare och ha en transparent process så bromsas de ekonomiska vinsterna av missnöje och minskad motivation hos medarbetarna.

Alla arbetsuppgifter passar inte i ett aktivitetsbaserat kontor

Det låter självklart men man hör ofta att arbetsgivare först beslutar om hur den nya arbetsmiljön ska se ut och hur lokalerna ska byggas om. Först därefter förs dialog med medarbetarna. Då uppstår också ett visst mått av prestige. De som ställer frågor eller är kritiska kan få höra att de är motståndare till förändring. Många arbetsgivare bortser också från det faktum att vissa arbetsuppgifter inte lämpar sig i en sådan arbetsmiljö.

Det kanske är bäst att utgå ifrån att man inte kan flytta hela verksamheten. Vissa delar kanske måste fortsätta ske i andra lokaler än i ett aktivitetsbaserat kontorslandskap?

Man åker rutschkana i en kontorsbyggnad
Allt fler hakar på trenden med lekfulla kontor. Gimmick eller genidrag? Foto: Getty images.

Alla mår inte bra i aktivitetsbaserat kontorslandskap

Vi har kollegor som av olika skäl inte mår bra eller orkar med en öppen arbetsmiljö. Det kan till exempel bero på överkänslighet för intryck, föränderlighet och utmaningar vad gäller ljud- och ljus. Det kan bero på medfödda faktorer men även följder av stressrelaterade sjukdomstillstånd, vilket blir allt vanligare.

Även dessa personer måste ha en god arbetsmiljö och en anpassad arbetssituation. Arbetsgivaren ansvarar för allas arbetsmiljö.

Om du inte mår bra, säg till!

Det kan finnas olika orsaker till att man inte mår bra på sin arbetsplats. En lyhörd chef ska regelbundet undersöka hur hens anställda mår, men ofta faller det på oss själva att agera även om det kan ta emot.

  1. Prata med din chef: Berätta om din situation om du inte mår bra. Får chefen inget veta så kan de heller inget göra. Har du svårt att prata med din chef kan du prata med en annan chef, en högre chef eller kanske med någon på HR-avdelningen.
  2. Prata med ditt skyddsombud: Ett skyddsombud är de anställdas ombud vad gäller arbetsmiljöfrågor. Skyddsombudet kan ge dig råd och stöd och kan även ta upp en dialog med företagets ledning om det behövs.
  3. Prata med ditt lokala fack: De behöver veta om någon av deras medlemmar farit illa eller inte får den anpassning de kanske har rätt till. Du kanske inte är ensam om din upplevelse och det lokala facket kan föra er talan i vissa fall.

Det kanske kan vara dags att boka tid på företagshälsovården som kan stötta och komma med förslag på anpassningar av arbetsmiljön och arbetssituationen. Känner du att du kan vara på väg att bli sjukskriven är det förmodligen hög tid att kontakta vården.

Till sist: om du vill ha ett helt annat perspektiv.

Frågan om det aktivitetsbaserade arbetssättet kan beskrivas på väldigt olika sätt. Varför inte testa en humoristisk vinkel i klippet nedan?


Läs också:

7 saker du kan göra om du har dålig arbetsmiljö

Hjälp, kollegan är en översittare!

Skriv en kommentar