I dagens arbetsliv har vi möten på distans som aldrig förr via olika typer av videosystem.

Oavsett om orsaken bakom det stavas budgetnedskärningar, förändrad inställning till flygresor eller önskemål om en bredare geografisk representation, så tenderar utmaningarna för att få till bra distansmöten att vara desamma.

Här är mina bästa tips på hur man ska få distansmötena att bli effektiva, inkluderande och produktiva.

1. Tillit är grunden till en bra möteskultur

Jag väljer att inleda med ett tips som inte har direkt med det faktiska distansmötet att göra, utan som är mer av ett allmänt förhållningssätt. Distansmöten blir i regel bättre om man på förhand känner varandra. Om ni är en grupp som då och då ändå faktiskt träffas fysiskt, passa då på att under dessa möten lägga tid och kraft på att lära känna varandra istället för att ägna träffarna åt att dyka rätt ner i de mest brännande verksamhetsfrågorna.

Genom att lära känna varandra och få ett grepp om varandras kompetenser bygger gruppen upp en tillit för varandra som sedan kommer att vara till stor nytta när verksamhetsfrågorna ska avhandlas. Och då går dessa lättare att ta över telefon eller video än om den där känslan av att ”Är Anna verkligen rätt person för det här uppdraget?” inte finns där.

2. Bli kompis med tekniken

När du sedan väl kommer till att förbereda mötet med dess kallelse och dagordning, tänk då också igenom vilka tekniska lösningar som passar bäst för mötet.

Om det är teknik som du inte har använt förut, kom ihåg att testa den innan! Sätt en starttid 10 minuter innan själva mötet ska börja så att ni hinner lösa de problem som kan uppstå så att ni inte spiller mötestid på att lösa teknikproblem.

3. Använda chattfunktionen på rätt sätt

Videomöten har ofta någon form av chattfunktion där man kan dela dokument och kommunicera skriftligt. Ett tips är att använda chatten som ett forum där deltagarna i mötet kan begära ordet. Se då bara till att på förhand ha utsett en person som har i uppgift att hålla koll på chattforumet, med fördel en person som befinner sig i samma rum som mötesordföranden.

4. Slarva inte med dagordningen

Tycker du det är onödigt att lägga tid på att fixa en dagordning? Tänk om! En bra dagordning ger mötet en tydlig struktur och underlättar för deltagarna att förstå sin roll och kunna förbereda sig.

Vid ett distansmöte blir agendan ännu viktigare för att alla deltagare ska känna att de har likvärdig chans att hänga med i det som sägs. Detta gäller i synnerhet om majoriteten befinner sig tillsammans på en plats och en minoritet finns med på video.

Skicka ut dagordningen i god tid, gärna redan i kallelsen till mötet.

5. Inkludera mera

Som jag redan har berört är det extra viktigt vid distansmöten att jobba aktivt med att alla får vara delaktiga. Ett bra sätt är att alltid starta mötet med ett upprop. Vill man jobba ytterligare med att undvika känslan av ett huvudrum där mötesledaren sitter, och bi-rum där deltagare på distans sitter själva, kan det kanske vara idé att prova att alla mötesdeltagare sitter i eget rum med egen dator. Då får alla samma förutsättningar att delta och det går också att använda de tekniska systemen fullt ut.

Ett sätt att se till att alla kommer till tals är att genomföra rundor där ordet fördelas till en grupp eller deltagare i taget.

Slutligen. Om du vill fördjupa dig ytterligare finns det faktiskt en bok helt dedikerad till ämnet: Distansmöten skriven av Ulrika Eklund och Terese Raymond.

Lycka till!


Läs också:

Resa eller skypa? Det här ska du tänka på

Fatta smartare beslut med inkluderande möten

Bossig kollega eller informell ledare? 

Skriv en kommentar

x