Klara, färdiga, gå! Slutspurten på vårens jobbmaraton har börjat och just nu är vi många som stressar över allt som ska vara klart innan semestern. Struktören David Stiernholm har proffstipsen på hur du klarar de sista jobbveckorna – utan att gå in i kaklet.

Allt kan inte vara viktigast – prioritera!

Den korta tid som återstår fram till semestern är det ännu mer avgörande att vi inte bara prioriterar det som brådskar. Under den här perioden brukar det dessutom bli fler akuta puckar allteftersom vi närmar oss sista arbetsdagen innan ledigheten. Därför behöver du prioritera mellan det som är bråttom och viktigt – och inte bara bråttom.

Fundera därför över vilka uppgifter som bidrar till de mål som du ansvarar för. Om målen är få eller diffusa, betrakta de uppgifter som är själva kärnan i ditt arbete som viktigast.

För att få mer tid till det viktigaste som måste vara klart, sortera bort de uppgifter som du kan låta bli att göra och delegera de till någon annan om möjligt. Eller helt enkelt skjut upp dem till efter semestern!

Begrunda extrapuckarna – är de verkligen ditt ansvar?

Extrapuckar som kommer in när det är som mest brukar komma som brev på posten. Därför behöver du avgöra om de verkligen är viktiga, och om de är ditt ansvar. Om de är det bör du så klart prioritera det som kommer in. Är de inte viktiga bör du begrunda om det verkligen är du som ska ta hand om dem.

Men, så länge du själv har andra viktiga och brådskande uppgifter att göra, ska de krasst göras först och du får ta hand om extrapuckarna efteråt.

Ta kontroll och hitta lugnet

Skaffa dig kontroll över din arbetssituation genom att skriva ner allt du har att göra, i synnerhet det du flera gånger tänker att du inte får glömma.

Bläddra framåt i kalendern ofta så att du får ett grepp om hur långt det faktiskt är kvar. Jag tycker själv om att bläddra i en tidslinje istället för i en kalender för att få tidsperspektiv. Northwestern Universitys Knight Lab har en tidslinjetjänst som är gratis att använda.

Boka upp tid i kalendern för att göra det som måste vara klart, särskilt sista veckan, så att du inte fyller dagarna med möten (som lätt får högsta prioritet, oavsett om de är viktiga eller brådskande).

Gör vad du kan för att få arbeta ostörd. Dra dig undan till en plats där du inte får frågan om du ”har en sekund”. Testa även att lyssna på avskärmande och avkopplande ljud av vågor, regn, brus eller fågelsång.

Innan du lämnar jobbet varje dag, se över allt du fått gjort och bockat av så att du kan fira att du blir alltmer klar med det som bara måste slutföras innan semestern.

Säg nej – på rätt sätt

Ett nej kan vara annat än ett blankt nej och ändå ge dig utrymme till det högst prioriterade. Till exempel kan du säga:

  • ”nej, inte nu, men efter kl. 13”.
  • ”javisst, men inte nu; mejla mig vad du undrar, så tar jag hand om det när jag har utrymme senare i veckan”.
  • ”nej, jag har inte möjlighet att hjälpa dig med allt det, men den här begränsade delen av det du behöver hjälp med har jag tid till”.
  • ”nej tyvärr, just nu har jag så mycket högprioriterat att bli klar med innan jag går på semester så jag inte har utrymme till något annat”.

Boka inte in något extra sista jobbveckan

Boka in så lite som möjligt ytterligare den sista veckan utöver det som idag redan ligger där. Du kommer att behöva den tiden för att få klart det sista och landa mjukare in i semestern.

Var tillgänglig på dina villkor

Behöver du vara tillgänglig för jobbet på din semester? Bestäm då vad som är ”akutkanalen” där folk kan nå dig och hänvisa dit i röstbrevlådemeddelandet i telefonen och i frånvaromeddelandet i mejlen. I många fall är SMS bäst lämpat. Då behöver du inte hålla koll på mejlen och andra kanaler.

Fundera på vilka frågor som skulle kunna dyka upp när du är borta. Fråga dem som brukar vara beroende av dig om de redan nu kan gissa vad de kommer att undra. Förse dem därefter med information, dokument, länkar eller annat innan du går på ledighet så risken att de behöver få tag på dig minskar när du inte är på plats.

Förbered första veckan efter semestern

Blocka redan nu ”ta hand om mejl-tid” i den veckan då du kommer tillbaka. Jag brukar räkna en arbetsdag per frånvarovecka för att hantera inkomna mejl jag fått då jag varit ledig. Jag slänger inte mejlen och hoppas att folk skickar igen, vilket vissa djärva personer vågar göra.

Avsluta jobbet semestersmart

Skriv ner det du gjorde senast innan semestern och vad du tycker att du ska börja med när du är tillbaka på jobbet igen. Gärna ett meddelande med extra mjuka ord till ditt semestermosiga huvud. Varför inte köpa en lite present också? Tänk att hitta det på skrivbordet från ditt historiska jag!

David Stiernholm, struktör och författare till böckerna Klart! – Bli superstrukturerad på 31 dagar! och Målmedveten – prioritera rätt och säg nej med gott samvete.


Läs också:

Så maxar du din semesterkänsla!

Skriv en kommentar

x